viernes, 28 de junio de 2013

::Mercadotecnia uno a uno: ¡vuelve especiales a tus clientes y tu empresa será especial para ellos!::

¿Ya tienes claramente definido a tu mercado? Perfecto. Ahora ¿qué te parecería incrementar tus ventas mejorando las comunicaciones con tus clientes actuales y potenciales? Aquí te brindamos las técnicas más eficientes para que tu empresa no pase desapercibida.

Una de las estrategias básicas de mercadotecnia es el elegir a qué mercado nos vamos a dirigir y cómo nos vamos a comunicar con él, es decir, cómo le diremos que nosotros existimos. Sin embargo, hoy en día la cantidad de anuncios que nos bombardean diariamente son innumerables y cada vez es más difícil llamar nuestra atención. Es por esto que en muchas ocasiones, las inversiones hechas en publicidad no tienen la efectividad deseada y nuestra curva de ventas, parece no ir en la dirección correcta (hacia arriba).

Así que, ¿cómo podemos vender más? Gracias a los avances tecnológicos y en particular, los avances en las comunicaciones y el Internet, han aparecido estrategias de mercadotecnia uno a uno, que están haciendo posible que tu publicidad sea mas efectiva y además accesible para todos los negocios; estrategias de bajo costo y alto impacto que permitirán que nuestra empresa avance en la dirección correcta. 

Si estás suscrito a alguna revista de negocios, muy probablemente hayas recibido publicidad de American Express®, Cinépolis® o Audi®, y te apuesto que has de recordar si en alguna de ellas, había un anuncio con tu nombre impreso en el (sí, como si tu nombre se hubiera incluido desde la imprenta). La razón por la que recordamos este tipo de anuncios es porque nos hace sentir especiales. ¿Por qué razón? porque te están tratando de una manera particular y personalizada.

A continuación, te presentamos cuatro estrategias de publicidad uno a uno que pueden ser combinadas entre sí con las que generarás mayor impacto en tu mercado y están al alcance de cualquier presupuesto. 

El correo electrónico

En los últimos años, el correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas indispensables de comunicación para toda empresa que haga negocios en este siglo. Promociones, ofertas, comunicados, notificaciones de pago, listas de precios… todo puede ser enviado y recibido por este medio en cuestión de segundos. Es accesible desde cualquier computadora y a últimas fechas, desde cualquier teléfono celular.

Aún cuando en nuestros días, el correo electrónico no deseado es uno de los mayores problemas que enfrenta este medio, cuando el mensaje viene de una fuente confiable, está prácticamente garantizado que el mensaje llegará a su destino. Además, el correo electrónico es el medio más económico para comunicar tus mensajes comerciales a los clientes y prospectos que así lo soliciten y el costo de producción y envío es prácticamente cero.

Sin embargo, para que tus comunicaciones sean efectivas, es muy importante que se realicen de manera periódica (una o dos veces al mes) y que además incluyas información útil para que valga la pena leerlo. Recuerda que es muy importante sólo enviar correos electrónicos a quien así te lo solicite o te haya dado permiso. De lo contrario, tus mensajes serán ignorados o eliminados sin ni siquiera haber sido abiertos y corres el riesgo de que sufrir consecuencias desagradables por enviar SPAM. Aún así, esta es una de las formas más efectivas de mantener informado a tu mercado sobre lo que tú puedes ofrecer.

El correo directo


Aunque a un costo más elevado, enviar publicidad impresa y atractiva, en conjunto con el mensaje correcto, puede generar mucho mayor impacto en el destinatario que un correo electrónico. Los materiales impresos tienen la ventaja de no sólo ser visuales, sino que pueden involucrar a otros sentidos como el tacto o el olfato. 

Utiliza este medio para enviar catálogos de tus productos, cupones de descuento, promociones o cualquier mensaje que haga que el cliente te visite o te llame lo más pronto posible.

Una observación sobre las dos estrategias anteriores: el objetivo principal es generar interés por parte del prospecto o cliente; por lo que para que ambas tengan éxito, se necesita de una persona por parte de tu empresa que cierre la venta cuando el cliente te escriba, te llame o visite tu establecimiento. No olvides que las personas son las que cierran las ventas, no la publicidad.

Las llamadas telefónicas

Las personas preferimos hacer negocios con personas y esto hace que tratar con personas sea la manera más efectiva de cerrar ventas. Un ser humano puede responder inmediatamente a cualquier clase de duda u objeción que el cliente tenga en el momento y llevar la situación hacia el cierre.

Recuerda que los costos asociados en una campaña de esta naturaleza no se limitan solamente al servicio telefónico, sino también a la persona que hará la llamada, el tiempo de entrenamiento, el equipo necesario, etcétera. Así que utiliza esta estrategia sólo si la oportunidad de negocio lo justifica, ya que en caso contrario, podría no ser rentable.

Los vendedores y una visita personal

Lo único más efectivo que una llamada telefónica es una visita en persona. En esta situación, el vendedor puede transmitir una serie de mensajes no verbales, que bien utilizados pueden acelerar el proceso de decisión. 

Aunque es el más efectivo, este medio también es el más caro de los cuatro, y a la vez el más escaso. Un vendedor puede hacer un número máximo de visitas al día, y en las grandes ciudades, este número puede limitarse a dos o tres.

Una estrategia para incrementar la efectividad de tus vendedores es calificar al prospecto antes de hacer la visita física; es decir, en una llamada previa, asegurase que el prospecto tenga un genuino interés en tu producto, que sea el tomador de decisión y que pueda pagar el precio de sus bienes o servicios. 



Personaliza la información, ¡y acapara la atención!

Recuerda que siempre que estés en contacto con tus prospectos, funciona muchísimo mejor el tratarlos de manera única y personal. Incluye el nombre del cliente o prospecto, el nombre de su empresa y cualquier otra información relevante en todas tus comunicaciones, ya que está comprobado que esto incrementará su efectividad. Afortunadamente, la tecnología con la que contamos hoy (como las bases de datos, las herramientas de correo electrónico y las impresoras láser a color) te permiten automatizar muchas de las tareas con relativa simplicidad.

Y si acaso te surgen dudas del tipo ”pero, ¿de dónde saco los datos de contacto?”, la respuesta es muy sencilla: ¡de toda persona que visite tu negocio! Ofrece encuestas de servicio, promociones u ofertas a cambio de su nombre, teléfono, correo electrónico y cualquier otro dato pertinente. Te sorprenderá cuantas personas te darán sus datos sin ni siquiera objetar. Posteriormente utiliza estos datos para tus mensajes comerciales. 

Otra estrategia que está dando grandes resultados, es utilizar tu página Web como una herramienta de generación de prospectos. A través de una pagina y una campaña en Internet bien orientada y ejecutada, puedes anunciar tus bienes o servicios y captar los datos de contacto de los interesados, todo a precios muy accesibles.

Posteriormente, puedes contactar a estos prospectos a través de correo electrónico o llamadas telefónicas, y enviar a un vendedor en caso de que la oportunidad así lo justifique.

Así que, sin más, ¡aprovecha estos medios de comunicación! Todos están a tu alcance, esperando a que te decidas a utilizarlos en beneficio de tu empresa.

miércoles, 26 de junio de 2013

::Características, ventajas y beneficios. La eterna confusión en ventas y mercadotecnia.::

Aunque es un concepto relativamente simple, la publicidad de las empresas está plagada de "características del producto" o si acaso "ventajas", en lugar comunicar "beneficios. Descubre la manera correcta de persuadir a tu mercado y triunfar en tu estrategia comercial.

“El consumidor podrá comprar un Ford Modelo T de cualquier color que quiera, siempre y cuando sea negro.”

Esta cita se le atribuye a Henry Ford, después que un periodista lo interrogara con referencia la inquietud del mercado americano de tener un coche que no fuera de color negro. Seguramente Henry Ford es el genio de la producción en serie, pero en marketing, fue un legendario papanatas.

Muchos empresarios actuales son modernos “Henry Ford” al enamorarse tanto de sus productos o servicios, que pierden de vista al verdadero rey de su negocio: el cliente. Muchos vendedores cojean de la misma pata. Así que consideren este artículo un verdadero regreso a las bases de ventas mercadotecnia.

Una pregunta incómoda

Hace unos días, mientras impartía un curso de Ventas, se me ocurrió, casi por puntada, hacer la pregunta más latosa de la sesión: “Me pueden decir cuál es la diferencia entre una característica y un beneficio.”

Oh sorpresa, Cantinflas resucitó en la mayoría de mis participantes. Estas son algunas de las “perlas” que escuche atropelladamente como respuesta:

“¡Buuueeeno! Una característica es algo así como un beneficio, pero más chiquito. O sea, algo que está escondido en el producto hasta que se lo enseñamos al cliente.” Me dijo uno de ellos.

“No, no, no.-” corrigió otro con cara de doctor en lingüística- “Una característica es algo que hace diferente a mi producto de la competencia y al hacerlo di-fe-ren-te (separó las sílabas de la palabra diferente para demostrar su profunda inteligencia) se convierte en un beneficio de inmediato.”

“Es algo así”, dijo una señorita con aire de siempre saqué 10 en la escuela, “como que la característica es algo físico y el beneficio es psicológico ¿No?”

Cerca –dije yo a “la consentida de mi profesor”- pero no exacto. Vamos a revisar de nuevo los tres ingredientes de un producto o servicio: características, ventajas y beneficios.

Característica

Describe lo que el producto o servicio es. Las características están relacionadas con los elementos físicos de un producto o servicio. Son observables, fáciles de medir, generales y relacionadas con la naturaleza del producto o servicio. Por ejemplo: 
Tres recámaras, dos lugares de estacionamiento, dos y medio baños, dos plantas, 600 mil pesos.

Ventaja

Son características de un producto o servicio que lo hacen mejor si se le compara con sus competidores directos. Por ejemplo: 
Tres recámaras con baño, dos lugares de estacionamiento techado, tres baños y medio, una sola planta, jardín de 6 x 8 metros, 790 mil pesos.


Beneficios

A diferencia de las características y las ventajas, los beneficios viven en la percepción del cliente. La mejor manera de definir un beneficio es: 

Un beneficio es el uso positivo que un cliente hace de una característica del producto o servicio, y que le ayuda a cubrir una necesidad o deseo específico.


Por ejemplo: La primera casa puede ser atractiva para una pareja joven con hijos pequeños. El vendedor le podría llamar la atención de los siguientes beneficios: 
“Piense que está usted comprando una casa completa a muy buen precio, y que por las edades de sus hijos, le dará un excelente servicio los siguientes 10 años. En ese tiempo usted podrá capitalizarse y tendrá la opción de venderla a muy buen precio, o ampliarla para que cumpla con sus necesidades de entonces.”


La segunda casa puede ser atractiva para una familia con hijos adultos. La vendedora tendría este argumento de venta: 

“Es la casa ideal para una familia donde los hijos ya son independientes pues gracias a que cada recámara cuenta con baño, no será motivo de discusiones por las mañanas o para arreglarse los fines de semana; además su construcción en una sola planta la hace muy cómoda y fácil de habitar, pues no tiene la incomodidad de subir y bajar escaleras.”


Por eso los mejores productos y servicios son aquellos que fueron diseñados con un perfil de cliente como objetivo. Como siempre la clave está en el cliente.


A manera de final de anécdota. Mientras Henry Ford obligaba a sus clientes a comprar coches color negro, una pequeña fábrica competidora, la General Motors, se dio cuenta que había compradores dispuestos a gastar un poco más y a esperar mientras el coche de su sueños adquiría su color favorito. Muy pronto, General Motors retó el liderazgo de Ford. 


Ford se concentraba en vender un medio de transporte; General Motors descubrió que era más rentable venderle a sus clientes un coche que les ayudaba a proyectar su individualidad.


Moraleja: Produce como Ford, pero piensa como General Motors. La clave de los beneficios está en los clientes.

lunes, 24 de junio de 2013

:: 3 secretos para atraer clientes de alta calidad::

Atraer clientes de alta calidad te ayuda a alcanzar tus metas más rápido mientras transformas sus vidas. Pero ¿cómo lograrlo? Leyendo estos tres secretos que demandan un cambio de actitud en el modo de relacionarte con ellos.


¿Qué significado tiene para ti la expresión “clientes de alta calidad”? Te diré el significado que tiene para mí. Un cliente de alta calidad es aquel que conoce la importancia de invertir en sí mismo. Es aquel que toma acción masiva y decisiva sin importarle los obstáculos del pasado, los del presente o del futuro. Sabe que es responsable de su éxito y por ello, sin excusas, alcanza sus metas.

¡Adoro a ese cliente! Cuando entiendas que tu éxito y tu satisfacción están íntimamente relacionados a un cliente de alta calidad, verás que tu trabajo es más simple y placentero, y el camino hacia tus metas más rápido de recorrer de lo que imaginas.

Te lo digo por experiencia. Mi punto de vista en el pasado era atraer a cualquier cliente. Así trabajaba como una mula, aceptaba insultos y los clientes consumían mi tiempo y no valoraban lo que hacía.

De hecho, uno me pidió un gran descuento, acepté y fui severamente criticada. Otro no hizo lo que tenía que hacer, al pie de la letra, y pidió un reembolso. Este tipo de clientes te comen la autoestima, te roban el tiempo que necesitas para lograr tus metas y te hacen pensar que no vales. ¡No más!

Ahora todo es distinto. He reencontrado mi pasión, con la propuesta exclusiva de atraer clientes de alta calidad porque el resultado es más dinero, más felicidad y más libertad en mi negocio y en mi vida. Por ello aquí te doy 3 consejos o “tips” para atraer a este maravilloso tipo de clientes.

  1. Calidad, no cantidad
  2. Ignora a los que se glorifican hablando de la cantidad de lectores que tienen. Conozco una empresaria que sólo tiene 200 lectores en su boletín y genera alrededor de 200.000 dólares anuales. Conozco a otros que han ganado mucho dinero con un escaso número de lectores de su boletín. Así que procura la calidad, no la cantidad.
    Cuando hablo de calidad, me refiero a que conoces a ese cliente. Identificas su perfil. Adoras trabajar con él y puedes invertir tus energías en buscar clientes similares.

  3. Créate barreras difíciles de penetrar
  4. No es lo que haces, ni los servicios que ofreces. Aquí lo más importante es tu autoestima, tu valor como persona y las transformaciones que ofreces. Por tanto debes crear barreras que disminuyan la cantidad de clientes que entran en tu vida para sólo permitírselo a los que respeten tus barreras.
    ¿Y cómo creas estas barreras? Por medio de la precalificación. De dejarle saber al cliente, sin miedo alguno, el tipo de prospecto que buscas. Porque, al final de tu existencia, lo que contará no será decir cuánto dinero ganaste. Será mirar hacia atrás y decir con una sonrisa en el rostro: “Viví una vida plena con el respeto de los demás”.

  5. Valora tu conocimiento
  6. Mi madre es excelente con las plantas. Una mano santa para las orquídeas, en la sala tiene hermosas plantas con flores y simplemente las hace crecer con cuidado y esmero. Por lo general una persona interesada en este tema necesita del conocimiento de otro más preparado.
    Igual pasa en tu negocio. Tú tienes un conocimiento de gran valor. Naturalmente, sabes qué hacer porque lo llevas haciendo bastante tiempo y hay clientes dispuestos a pagar por ese conocimiento. 
    Pero, si no valoras tu arte, si no valoras las manos mágicas que tienes para transformarle la vida a tus clientes, ¿quién lo hará? Si no lo valoras, regalarás por migajas tu conocimiento y el mercado no te respetará. Detente. 

    Para atraer clientes de alta calidad, tienes que valorar lo que haces y dejarle saber al mercado que eres un experto. Porque aquí no hay gurús ni mejores. No creas a nadie que diga esto. Solo hay personas que valoran su conocimiento, lo usan y lo explotan al máximo para atraer clientes de alta calidad.
    Calidad, selectividad y conocimiento forman parte de los consejos que harán posible que establezcas contacto únicamente con clientes selectos. Tu negocio demanda un cambio de actitud respecto al modo de relacionarte con tus clientes. ¿Qué esperas? Manos a la obra.

viernes, 21 de junio de 2013

::Ejecute correctamente su estrategia empresarial y lleve su negocio al éxito::

Está comprobado que buena parte de los planes empresariales fracasan durante su implantación, sin poder determinar a ciencia cierta que fue lo que falló. La diferencia entre fracasar y triunfar en tu próxima estrategia de negocio puede estar a un clic de distancia.

El valor de una buena estrategia en los negocios, solo se puede medir con base en los resultados que arroje, y estos dependen en buena medida de la eficiencia y eficacia de las tácticas utilizadas para su ejecución. Desde luego no existen garantías, pero una buena ejecución maximiza las probabilidades de éxito de una estrategia, aún si esta no es, al menos en apariencia, “tan brillante”.

Un hecho histórico

Napoleón Bonaparte, uno de los estrategas más geniales de la historia dijo una vez: “en estrategia no hay victoria” y “ningún plan sobrevive intacto más allá del primer contacto con el oponente”.

Decía esto en referencia a que él daba tanta o más importancia a la ejecución eficaz de las acciones planeadas, como a la misma estrategia; así mismo entendía que todo líder debe ser capaz de reaccionar y hacer los ajustes necesarios a su plan original, pues las cosas nunca salen exactamente como se pensaba. Previo a cada batalla, el emperador pasaba mucho tiempo supervisando los preparativos y visitando personalmente a sus soldados para motivarlos.

A decir verdad, la derrota final que sufrió Napoleón Bonaparte en Waterloo se debió más a una mala ejecución, que a una estrategia deficiente. En opinión de muchos estudiosos del tema, la estrategia francesa para esa batalla era “más brillante” que la de la coalición de naciones a la que se enfrentaba (aún a pesar de tener la desventaja numérica); sin embargo la combinación de diversos sucesos durante la aplicación de dicha estrategia (entre ellos la mala ejecución de uno de los generales franceses que debía retrasar e impedir que los austriacos llegaran a Waterloo a tiempo), terminaron por dar la victoria a Inglaterra y a sus aliados. La estrategia “menos brillante” terminó triunfando porque tuvo una mejor ejecución.

Malas ejecuciones en los negocios

En los negocios no es muy diferente, muchos planes y estrategias terminan en “buenas intenciones” o en “un intento más”. En nuestra experiencia, esto se debe principalmente a dos factores:

  • Los esfuerzos no siguen una metodología clara (a veces ni la estrategia ni el objetivo que persigue ésta son del todo claros)
  • Al personal responsable de ejecutarla no se le ha comunicado adecuadamente lo que debe hacer, por qué es importante que lo haga y qué beneficios traerá; por tanto no se compromete ni se involucra adecuadamente.
Estos dos factores repercuten de manera muy importante en la ejecución, y por tanto, en las probabilidades de éxito de una estrategia o iniciativa. Desafortunadamente es común ver en empresas de todo tipo:
  • Nuevos productos o servicios que tardan mucho más de lo planeado en ser desarrollados y lanzados al mercado.
  • Campañas de publicidad que desencadenan problemas operativos y no logran capitalizarse en un incremento real de la participación de mercado.
  • Esfuerzos para documentar políticas y procedimientos de trabajo, que quedan inconclusos o terminan siendo “letra muerta” dentro de una gruesa carpeta que nadie utiliza.
  • Sistemas informáticos que no logran implantarse, o si se implantan, terminan siendo subutilizados.
  • Proyectos de certificación (ISO9000 y otros), que fracasan en obtener o en retener dicha certificación.
  • Cursos y programas de capacitación que terminan diluyéndose sin reportar un beneficio real por la inversión hecha.

Si vemos, cada una de estas iniciativas tiene un valor estratégico incuestionable para cualquier empresa o negocio, sin embargo el método y las tácticas utilizadas para desplegar la estrategia, así como la ejecución adecuada del plan de trabajo, pueden hacer la diferencia.

¿Qué hace falta para una buena ejecución?

En estricto sentido, el ejecutar una iniciativa debe ser algo relativamente simple, si se sabe exactamente qué pasos se deben seguir, quién debe seguirlos y en qué orden. Es como seguir los pasos de una receta de cocina, antes de empezar hay que contar con todos los ingredientes y utensilios para preparar el platillo que deseamos, y dedicarle el tiempo necesario para la preparación (sin distracciones). Obviamente el grado de complejidad en una iniciativa de negocio es mayor, involucra más gente, y lo peor, ¡INVOLUCRA MÁS DINERO! Por eso se debe poner mucha atención a la ejecución.

Aunque los pasos particulares para ejecutar una iniciativa o estrategia son muy diversos, éstos deben contener al menos los siguientes puntos (siguiendo la analogía de una receta de cocina):

  • Qué iniciativa va a implementar (qué platillo preparará). ¿Una página web?, ¿la apertura de una nueva sucursal?, ¿comprar e instalar un nuevo equipo? Debe tener bien claro qué iniciativa va a ejecutar y el objetivo que esta persigue.
  • Qué insumos necesitará (qué ingredientes). ¿Conoce todo lo que implica la iniciativa que quiere llevar a cabo? El tiempo, los materiales, el personal, el dinero, los permisos, etcétera.
  • Cuál es la secuencia de actividades (cuáles son los pasos de preparación). Para llevar a cabo cualquier iniciativa o estrategia, deben estar claras no solo las actividades, sino la secuencia en que deben ejecutarse (no se puede freír primero una milanesa y después empanizarla, ¿verdad?) 
  • Quién llevará a cabo cada actividad y en cuanto tiempo (quién será el chef, el ayudante de cocina, el lavaplatos). Cada actividad necesita un responsable que esté calificado para hacer el trabajo y que sepa exactamente lo que se espera de él. Algo indispensable que debe estar claro es quién será el líder responsable, ya que hace falta alguien que tome en última instancia las decisiones importantes, que dé seguimiento a los avances, y que revise que el trabajo esté bien hecho.

Aunque obviamente la complejidad depende de la iniciativa o proyecto de que se trate, y del tamaño de la empresa o negocio donde se vaya a ejecutar, todos estos puntos deben estar contenidos en un buen plan de trabajo. Y el elaborar dicho plan no es de ninguna manera una pérdida de tiempo, pues créanme que nos ahorrará dinero y mucho más tiempo del que nos tomó el elaborarlo (sin mencionar muchos dolores de cabeza).

Si está pensando en llevar a cabo una iniciativa importante en su empresa y no está seguro de: “qué platillo preparará, de qué ingredientes necesitará, de cuáles son los pasos de preparación, y no tiene todavía un chef”, tal vez sea buena idea dejarse asesorar por expertos que puedan ayudarle en la planeación de la estrategia, y acompañarle durante la ejecución de la misma. Esto incrementará enormemente las probabilidades de éxito.

miércoles, 19 de junio de 2013

::Descubre cómo obtener la mejor oficina al menor costo y dale formalidad a tu negocio::

¡Excelente! Ya has iniciado tu negocio y todo parece ir de maravilla. Es quizás momento de considerar conseguir una mejor oficina sin quebrar tus finanzas. Descubre aquí la manera de obtener máximas instalaciones con un mínimo presupuesto.

Es un hecho: desafortunadamente en la mayoría de los casos cuando inicias un negocio tienes poco dinero en el bolsillo; así que el rentar, acondicionar y amueblar una oficina implica sacar de balance tu capital desde el principio. De cualquier forma, necesitas una alternativa, pues no quieres seguir operando desde la sala de tu casa.

“¿Mi oficina? Sí quisiera, pero… ¡es muy cara!”

¿Sabías que es común dejar hasta el último lugar el tema de tener una oficina? Es posible que digas que “no necesitas recibir clientes en tus oficinas”, y que “no quieres comprometerte a contratos de plazos largos”. Sin embargo, también es importante considerar que es deseable trabajar sin distracciones, en donde tu personal tenga un lugar cómodo donde llevar a cabo sus funciones e incluso que cuente con transporte público accesible para llegar a la empresa.

Generalmente, los empresarios que apenas comienzan se enfrentan a este tipo de predicamentos, aún cuando muchas veces ya tienen solucionados todos los demás aspectos. En muchos casos ya tienen claro todo lo relativo al producto, los sistemas, las ventas, el alta en Hacienda y muchos otros detalles, pero no cuentan con el espacio ideal para realizar su actividad.

Es impresionante la cantidad de casos en los que quienes tienen la intención de impulsar su propio negocio, desisten de hacerlo por este asunto de las oficinas, lo que nos da un aviso de que el tema es de gran importancia.

Al pensar en una oficina, imaginamos pisos y muros en buen estado, iluminación adecuada y demás servicios: luz, agua, servicio de limpieza, vigilancia, líneas telefónicas, Internet de alta velocidad, fax, fotocopiadora, una secretaria o recepcionista, lugar para estacionamiento… Es por esto que nuestros cálculos nos llevan a pensar en términos de que rentar un local para “oficina tradicional” representa un gasto fuerte que va a impactar las utilidades de la empresa. 

Con algunas limitaciones, las Incubadoras de Empresas dentro de las universidades, ofrecen espacios para iniciar operaciones. Esta no es una mala opción para comenzar. Sin embargo, el gran inconveniente es que resulta difícil romper el “cordón umbilical” de las nacientes empresas para consolidar una identidad propia, que se ve limitada, pues se sigue asociando a la empresa con el nombre de la universidad. 

Lo ideal entonces, sería reunirse con otros empresarios interesados y que alguien contratara los servicios a nombre de todos para prorratear el gasto y adquirir servicios de alta calidad.

Oficinas instantáneas, la solución perfecta

En diversas partes del mundo (y nuestro país no es la excepción) ya existe un recurso con un costo mucho menor y de compromiso contractual de plazos más cortos. En México es poco conocido, pues se promociona en el extranjero y está dirigido tanto a satisfacer las necesidades de empresas multinacionales que llegan a iniciar operaciones en nuestro país, como a los llamados “Ex-Pats” o expatriados, que son ejecutivos o especialistas que vienen a trabajar temporalmente a nuestra nación.

Esta solución es un concepto de oficinas que le da una tremenda flexibilidad a la operación de los negocios, debido a que no obliga a contratos de arrendamiento por plazos largos. Así, te pueden entregar las oficinas amuebladas y con todos los servicios, de manera que solamente rentas el espacio que necesitas.

A esto se le conoce comercialmente como “oficinas de corto plazo”, y tienen las siguientes ventajas y modalidades:

a) Están listas para usarse, es decir: ¡son instantáneas!
b) Su ocupación puede ser inmediata
c) Los gastos de servicios de mantenimiento se reparten entre todos los usuarios del edificio, por lo que se abaratan costos.
d) Cuentan con suites ejecutivas, salas de juntas, cafeterías y todos los servicios que puedas necesitar, y se cobran de acuerdo al uso


La oficina también se ha vuelto virtual

Además de esta opción, si lo que te interesa es tener la mínima representación en otra ciudad o tener a alguien que tome tus mensajes mientras tú estás todo el día en la calle, existe el concepto denominado “oficina virtual” u “oficinas virtuales”. Este novedoso concepto permite entre otras cosas tener una línea telefónica asignada a tu negocio con una operadora que contesta a nombre de tu empresa; además puedes usarla como domicilio fiscal, recibir paquetería, e inclusive, si alguna vez necesitas una sala de juntas, puedes ocupar una en el edificio, todo por una renta mensual cercana a los 1,000 pesos mensuales (unos 100 dólares americanos).


¿Quién puede beneficiarse de este tipo de esquemas?

  • Los emprendedores universitarios: Ahora saben que tener oficinas ya está al alcance de su mano.
  • Los negocios “caseros” que buscan institucionalizarse: Ahora ya saben qué sigue una vez que funciona su negocio en casa.
  • Los empresarios: Ahora pueden concentrar sus energías en lo importante, dejando que alguien más se ocupe de instalar la oficina de forma oportuna y económica.
  • Las empresas en marcha: Ahora cuentan con la posibilidad de rentar una oficina, amueblarla y ponerla en servicio, sin que esto se convierta en lo más costoso de la operación de sus negocios en crecimiento, dado lo importante que resulta evitar un significativo impacto en los costos durante el proceso de gestación del negocio. 
  • Los directores de empresas con experiencia que se independizan: Ahora ya tienen quién se encargue de montar sus oficinas de inmediato y con recursos mínimos.
  • Los empresarios en edad de retiro: Ahora pueden reducir el tamaño de sus operaciones antes de retirarse y no dar todo por terminado abruptamente.
  • Las empresas que tienen sus sedes en otras ciudades: Ahora verán que, si necesitan presencia en la Ciudad de México, no tendrán que rentar una casa y adaptarla para oficinas; así podrán llevar a cabo fuera de sus instalaciones el desarrollo de proyectos especiales o confidenciales que requieren total privacidad. 
  • Los ejecutivos que tienen proyectos a su cargo: Ahora, los extranjeros con estancias menores a un año y las empresas que están abriendo nuevos mercados e introduciendo sus productos en México pueden acceder a este tipo de soluciones con oficinas dentro de su organización y sabrán que toman las mejores decisiones antes de iniciar sus operaciones.

Todo lo anterior demuestra que, si has estado postergando la apertura de tus oficinas, ya es tiempo de que consolides tu negocio y dejes de ver a tus clientes en un café. Lo mejor de todo es que lo puedes lograr hoy mismo, con oficinas instantáneas y/o virtuales. Localiza al corporativo ideal para tus necesidades y antes de lo que te imaginas estarás recibiendo los beneficios que estabas esperando o que posiblemente ni siquiera imaginabas.

lunes, 17 de junio de 2013

:: La PYME saludable parte 1: el esqueleto o la estructura organizacional::

Como en cualquier cuerpo humano, las organizaciones necesitan de un “esqueleto” para no derrumbarse. ¿Qué tan saludable está el esqueleto de tu empresa? La respuesta podría estar a un clic de distancia.

De acuerdo a la Organización Mundial de la Salud, la salud se define como “el estado de completo bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades”. También se define como el nivel de eficiencia funcional o metabólica de un organismo tanto a nivel micro (celular) como macro (social). En cuanto a la forma física, es la capacidad que tiene el cuerpo para realizar cualquier tipo de ejercicio donde muestra que tiene resistencia, fuerza, agilidad, habilidad, subordinación, coordinación y flexibilidad.

En los organismos vivos todo empieza con las células que se agrupan para formar tejidos, que a su vez se agrupan para formar órganos, que a su vez forman aparatos y estos aparatos se encargan del sustento de las funciones vitales. En las empresas existe una jerarquía muy parecida.

Así los organismos vivos y las empresas son verdaderamente similares y es precisamente en los tiempos de crisis en donde se nota la fortaleza de los mismos. Existe también “la selección natural” que es una ley natural que nos explica que sólo los organismos más fuertes y adaptados sobreviven, lo que nos lleva a pensar: ¿aplicará también al medio empresarial? ¿Qué tan aptas está mi empresa para sobrevivir en medios adversos?

El esqueleto de tu empresa

El esqueleto, en el cuerpo humano, tiene varias funciones: como sostén mecánico (manteniendo la forma del cuerpo), mantenimiento postural (nos permite mantenernos erguidos sobre dos extremidades), soporte dinámico (marcha, locomoción y movimientos corporales), contención y protección (protege los órganos delicados), etcétera.

De manera similar, en las empresas la “estructura organizacional” juega la función de esqueleto. Pero, ¿a que nos referimos con “estructura organizacional”? Existen múltiples definiciones e interpretaciones, sin embargo, en todas existen dos características en común: división del trabajo y logro de objetivos.

Generalmente todas las empresas empiezan siendo el fruto del arduo trabajo de un emprendedor, que tiene una idea que le genera ciertos grados de pasión y que ve en la realización de esta una fuente de sustento. Eventualmente la empresa empieza a crecer y, si sobrevive a las primeras crisis, el empresario comienza a contratar más personal, a adquirir más maquinaria, a ampliar su local, a abrir nuevas sucursales… etcétera. Entonces surge la necesidad de administrar, de “hacer a través de otros”, de empezar a delegar atribuciones, de “dividir” el trabajo a fin de alcanzar los “objetivos” trazados. Este es entonces el punto crucial para todas las empresas; es un punto de inflexión, en donde la empresa crece y se desarrolla o simplemente falla y perece.

Esto es entonces la estructura organizacional, es la forma que le permite a la empresa realizar su misión, operar día a día, adaptarse a los cambios del entorno y reaccionar a las situaciones que se le presentan. 

Diagnosticando a mi empresa

Existen algunos puntos que nos permiten conocer el estado de la estructura organizacional de una empresa, y que nos permiten emitir un diagnostico:

  1. División del trabajo. Se trata de conocer las labores que son realizadas en el negocio, si son suficientes, si pueden ser realizadas en el tiempo que dura la jornada laboral, si están repartidas equitativamente. Debemos evitar criterios subjetivos, es decir, ver a las tareas sin pensar en las personas que las realizan, más bien debemos ver a las tareas como tareas, tomando valores promedio (tiempo, esfuerzo, etc.) como referencia para conocer su tiempo de realización.

  2. Procedimientos. Un procedimiento no es más que la expresión de la forma en que se realizan las cosas. Esta expresión debemos compararla con la forma en la que “deberían” de realizarse. Existen niveles en los procedimientos, que de acuerdo a su extensión, agrupan a diferentes áreas administrativas y puestos de la empresa. Existen también métodos de control para los procedimientos, generalmente a través de los formatos o en las últimas décadas, los sistemas de información. Los procedimientos deben ser lo suficientemente detallados para poder conocer exactamente que está pasando en cada punto del proceso, pero sin exagerar como para que se vuelvan imposibles de realizar, ni tan poco definidos que dejen lagunas de decisión.

  3. Puestos. Es el rol que cada persona realizara en la empresa. Aquí lo primero es saber cual es la función del puesto, que hace, como contribuye a la consecución del objetivo de la empresa. Una vez mas, debemos de evitar caer en la trampa de pensar en los puestos en función de las personas –aunque sabemos que, dependiendo de la naturaleza del puesto, habrá personas que lo desempeñen mejor que otras– y diseñar los puestos de tal forma que puedan ser desempeñados fácilmente por el personal seleccionado para él.

  4. Organigrama. Esta es la representación grafica de la organización, y de cómo fluye la comunicación dentro de ella, y de las relaciones que existen entre las diversas áreas y puestos. Generalmente se encuentra guardado en algún cajón polvoso, o detrás de la puerta que siempre esta abierta, o con nombres de personas que dejaron la organización hace años… En lo personal concibo al organigrama como la fotografía en rayos X del cuerpo entero. Viendo el organigrama de una empresa se puede tener una idea certera de lo que esta pasando en ella.

  5. Manuales Administrativos. Por último, los manuales administrativos, que no son más que el medio de fijación de todos los puntos anteriores. Desgraciadamente en muchas empresas no existen, en otras existen pero son únicamente adornos. La realidad es que en las empresas más grandes y competitivas del mundo son atesorados y consultados frecuentemente por los colaboradores ya que en la mayoría de los casos, contienen las formas en las que se debe proceder ante cualquier situación común.

¿Y a tu PYME? ¿Cómo le va?

Para saber ubicar a nuestra PYME en este contexto, contestemos algunas preguntas:

  1. ¿Todas las personas que colaboran en mi empresa conocen perfectamente bien cuál es su misión (para que existimos), cuál es su visión (a donde quiero llegar) y cuáles son sus objetivos a corto, mediano y largo plazo?

  2. ¿Conocen mis colaboradores en qué funciones se divide el trabajo y qué se realiza en cada etapa del proceso?

  3. ¿Conocen cada uno de los integrantes de mi empresa cuál es su función y cómo se relaciona con las funciones de los demás?

  4. ¿Conocen cuántos departamentos existen en la empresa?

  5. ¿Existen manuales en mi empresa? ¿se les da uso?

  6. ¿En que consiste la capacitación y la inducción para los colaboradores nuevos?

  7. ¿Pago horas extras?


Los diagnósticos deben ir basados en los síntomas y en la observación. A manera de ejemplo, y para que cada uno pueda realizar el diagnostico en su empresa, dejé la pregunta 7, que al parecer no se relaciona con las demás, pues su forma es distinta: ¿Pago horas extras? Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa y si esto es recurrente, me temo que está sucediendo alguna de las siguientes dos cosas (o ambas): la carga de trabajo es demasiada y la estructura que tengo actualmente no puede responder a ella… o el trabajo esta siendo realizado de forma ineficiente y toma más tiempo del que debiera.

Por último y en mi opinión personal, debo mencionar cual es un buen ejemplo de una estructura organizacional eficiente: las fuerzas armadas. Debido a sus estructura jerárquica, a la forma en que se pueden distribuir e imponer las tareas y la forma en que puede responsabilizarse a cada elemento, las fuerzas armadas se han distinguido desde los tiempos de los espartanos como una de las más eficientes en el logro de sus objetivos. Mucho de esto recae en la disciplina. Sobra decir que muchos avances en el campo de la administración surgieron de la teoría militar.

Finalmente te invito a reflexionar objetivamente sobre la estructura de tu PYME. ¿Está preparada para afrontar los cambios y situaciones que se presentan día a día? Sin duda, hoy es el mejor momento para corregir esta estructura.

Fuente:

viernes, 14 de junio de 2013

:: Conozca en cualquier momento la situación financiera de su negocio y llévelo al éxito::

Muchas personas emprenden su negocio sin contar con los conocimientos básicos en materia de contabilidad y finanzas. Aparte del pago de impuestos, la contabilidad es la herramienta más poderosa con la que usted cuenta para conocer el estado actual de su negocio, evaluar resultados y triunfar como empresario.

¿Se imagina usted realizar un largo viaje con un automóvil al que no le funcione el tablero de control? Sin saber cuánta gasolina le queda, los niveles de aceite, la temperatura del motor o la velocidad a la que conduce. ¿Cuál es el riesgo que corre al conducir en estas condiciones? Este es el equivalente a dirigir su empresa sin contar con las herramientas contables básicas.

La contabilidad es la técnica del registro diario de todas las operaciones monetarias de las empresas (ya sean personas físicas o morales); la base para el análisis de la situación del negocio así como el cálculo de impuestos para su presentación y pago.

Por medio de la contabilidad, usted controlará los recursos con los que cuenta su negocio y tendrá en mente las obligaciones que contrae con terceros. Además, conocerá en cualquier momento la situación actual del negocio y podrá prever con anticipación cualquier contingencia que pudiera presentarse. Si por el contrario usted no cuenta con esta información, su margen de maniobra es limitado y corre el riesgo de impactarse en cualquier momento.


Llevar la contabilidad es una obligación legal

Cada país tiene sus propias leyes y reglamentos respecto a la contabilidad. Es común que año con año las disposiciones legales cambien para adaptarse a la realidad económica, política y social de las naciones. Es recomendable que usted siempre esté enterado de las últimas disposiciones contables o fiscales y entienda cómo éstas afectan a su negocio.

En México, el Código de Comercio en su artículo 33, señala la obligación del empresario de llevar o mantener un sistema de contabilidad adecuado, de acuerdo con sus propias necesidades, el cual debe satisfacer ciertos requisitos mínimos:

a) El sistema debe permitir identificar claramente todas y cada una de las operaciones que se realizan en el negocio y debe poderse ligar con sus documentos probatorios (comprobantes fiscales).
b) Permitirá ver con claridad cómo se llega a los cálculos finales.
c) Deberá poderse construir un estado financiero de la empresa con base en la información recopilada.
d) El sistema no deberá permitir ninguna omisión para asegurar que el registro contable sea lo más verídico posible.

Asimismo el artículo 34 del mismo código establece que cualquiera sea el registro que se emplee, se deberá contar con información impresa, foliada y encuadernada de los principales libros contables.


Los principales libros contables: El libro Diario y el Mayor

La base de la contabilidad la constituyen los documentos financieros y fiscales: las facturas o recibos expedidos, las facturas pagadas a proveedores por compras y gastos, los cheques emitidos, entre otros. La información contenida en dichos documentos se aplica a los principales registros contables. 

En el libro Diario se contabilizan diariamente las transacciones financieras efectuadas por la empresa, identificando cada operación, acto, actividad y sus características. Respecto al libro Mayor, se registran las operaciones que afectan las distintas cuentas contables: caja, bancos, clientes, proveedores, capital, entre otras.


El catálogo de cuentas y su utilización en las empresas

El catálogo de cuentas consiste en establecer las cuentas contables que manejará la empresa para generar su información financiera en cuanto activos (lo que se tiene), pasivos (lo que se adeuda), capital (patrimonio) y resultados. 

Esta información permitirá responder a preguntas como:

¿Cuánto nos deben los clientes? y ¿cuál es su antigüedad? 
¿Cuánto se le debe a proveedores u otros acreedores? 
¿Cuánto vendemos por semana o por mes? y ¿a qué tipo de clientes? 
¿Qué productos o líneas de productos vendemos más? y ¿cuál es el costo de realizar estas ventas?
¿Cuánto gastamos en promoción, publicidad y administración? 


El balance general y el estado de resultados

El balance general presenta todos los activos (lo que se tiene), pasivos (lo que se adeuda) y capital (patrimonio) que tiene la compañía a una fecha específica. Es como una fotografía del estado de la compañía en un momento dado. 

Esta información nos permitirá saber: ¿Cuánto posee la compañía?, ¿cuánto le debe la compañía a terceros? o ¿de dónde obtiene dinero la compañía para operar?

Además de la información financiera, todo empresario desea conocer la utilidad o pérdida que arroja cada ejercicio. Esto se logra mediante el “estado de resultados”, el cual refleja los movimientos de ingresos y egresos de las transacciones realizadas por la empresa en un periodo mensual, trimestral, semestral o anual. Con el “estado de resultados” se sabe de manera detallada no sólo qué, sino cómo se ha obtenido la utilidad del ejercicio, para poder entonces repetir lo hecho hasta ese momento o corregir el rumbo.
La importancia de los estados financieros

Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto presentar la información financiera para que se puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Para que sirva a este propósito, la información debe ser una representación fiel de la realidad de la empresa, la cual debe ser verificable, neutral y completa.

Además, los estados financieros le servirán entre otras cosas para:

a) Ver qué tan rentable es su empresa.
b) Ayudarle a determinar el precio de la misma en caso de que quiera venderla.
c) Evaluar qué tanto puede gastar en caso de una expansión o cambio de estrategia.
d) Obtener un crédito de alguna institución financiera.


Cabe mencionar que es muy recomendable la utilización de un sistema de software para el registro contable, ya que esto agiliza los tiempos de procesamiento de información. Existen múltiples opciones en el mercado, con opciones para todos los presupuestos. Así que ya lo sabe: deje de manejar su compañía a ciegas y pídale a su contador el balance general y el estado de resultados mes por mes.