¿Cómo Montar una Conferencia?

Existen tres formas de que tu empresa se comunique con los medios de comunicación en una situación de crisis: A través del envío de comunicados o boletines de prensa, por medio de una entrevista y, también, mediante una conferencia de prensa...

A una Conferencia de Prensa convocamos a los representantes de los periódicos, noticieros de televisión y radio, revistas y cualquier otro medio noticioso para aclarar noticias mal intencionadas o fijar la posición oficial de la empresa ante una noticia que nos afecta de manera directa.Si se utiliza prudentemente, una conferencia de prensa puede ser un instrumento muy útil en el manejo de crisis.

Decimos prudentemente pues muchas veces se hacen invitaciones que no valen la pena y no tienen ningún interés noticioso que hacen que tu organización tome fama negativa. Con el tiempo lo que logran es que adquieren la reputación de que invitan innecesariamente, de modo que paulatinamente la audiencia irá disminuyendo y terminará por no asistir nunca más.

Como decíamos antes, en una situación de crisis principalmente, una conferencia de prensa es una excelente alternativa para establecer una relación cercana y generar credibilidad con los periodistas de los diferentes medios de comunicación, por lo que su realización requiere de mucha labor, dedicación y planeación anticipada.

Para que una conferencia de prensa sea efectiva debes lograr los objetivos de comunicación propuestos por tu organización sin abusar y perder tu poder de convocatoria con los medios de comunicación.

Existen algunos principios básicos que debes tomar en cuenta para que tengas éxito en la organización de una conferencia de prensas, entre ellos:

Nunca cometas el error de invitar a una conferencia de prensa si no es necesario. El tema debe ser de interés noticioso para la prensa el público. Tampoco debes invitar para hacer publicidad de tus marcas o tu empresa aparentando tener entre manos una buena noticia sin serlo realmente.

Para que no cometas este error y que de verdad valga la pena convocar, te sugiero que antes de convocar reflexiona:

1. ¿El tema que quiero divulgar es realmente trascendental como noticia? Si no es así, pero de todos modos quieres comunicar algo a través de una noticia, no como anuncio, los medios de comunicación agradecerán la emisión de un comunicado de prensa y deja que ellos decidan si vale la pena su publicación como noticia.

2. Si no hay muchos periodistas a quienes convocar, lo mejor es invitar a un desayuno o un almuerzo de trabajo en un ambiente más íntimo y de mucha confianza y camaradería.

3. Si el tema lleva implícitos muchos detalles (mostrar modelos u objetos extraordinarios, cifras, fotografías, referencias externas, etc.) lo mejor es concertar una entrevista en privado.

Debes tomar en cuenta estos principios básicos antes de convocar a una conferencia o rueda de prensa siempre para que obtengas buenos resultados y te ganes el respeto y el apoyo de los representantes de los medios de comunicación.

Acerca del autor:

Oscar Rossignoli es editor y responsable de http://www.imagen-empresarial.com, un sitio web desarrollado para capacitar a los profesionales de la comunicación en general a diseñar e implementar estrategias de comunicación efectivas en su calidad de directores generales, consultores independientes, o desde sus cargos como relacionadores públicos, publicistas, periodistas, directores de comunicación corporativa y/o cualquier otra posición que requiere conocimientos amplios y actualizados para un desempeño efectivo y con resultados positivos inmediatos.