Dando continuidad a los artículos anteriores sobre los departamento de crédito de las empresas, hablaremos del segundo pilar la "Administración de Cartera".
Este Pilar nos facilita la Administración de Cartera, debiendo tener definido claramente en la solicitud, la logística para órdenes de compra y su operación; con el objeto que el cliente reconozca el pasivo en sus libros, como objetivo fundamental de la Administración de Cartera.
Para tal caso se sugiere tener en red, un registro de documentación requerida por cliente, para que todos en la empresa conozcan los elementos que deben manejar y crear el pasivo en tiempo y forma. (Cuenta confirmada para cobro).
Lo anterior, independientemente de ser un reporte deberá contemplar un responsable de seguimiento, quien deberá tener acceso y facultades en los diferentes procesos administrativos de la empresa, debiendo elevar los saldos “pendientes” por antigüedad semanal a los diferentes niveles gerenciales y directivos, incluyendo siempre al comité de crédito.
Por medio del Outlook o del sistema que se utilice el Administrador de Cartera, ocho días antes de vencimiento deberá contactar al cliente y cambiarlo al estatus siguiente (Confirmación de pago en proceso), o tomar las acciones correctivas para prever el pago en tiempo y forma.
El personal de cartera cierra el círculo del reporte, y cambia el estatus de cliente a confirmación de pago en proceso, luego de asegurarse que el pasivo ha sido programado para pago, no olvidando hacer notar los reportes de mora por los procesos administrativos, que demeritan y afectan los días cartera.
Otra responsabilidad de la Administración de Cartera, es el envío de estados de cuenta, los cuales deberán emitirse en tiempo y forma, conteniendo promociones y mensajes o recordatorios de pago según sea el saldo vencido del cliente, todos encaminados a mantener las cuentas al corriente y crear una cultura de pago en toda la empresa.
Dentro de la Administración de Cartera deberemos tener también la categorización de clientes, los cuales nos señalan el tipo de empresa con la que estamos tratando, que con la suma de la clasificación de los mismos nos da una expectativa del riesgo, la cual puede cambiar día con día, por lo que es responsabilidad del Administrador de Cartera su actualización diaria.
El alta, actualización, suspensión, cancelación y reactivación de las líneas de crédito son responsabilidades del Administrador de Cartera, quien deberá tener las facultades necesarias para llevar a cabo los bloqueos que así lo ameriten, ya sea por libramiento de cheques sin fondos, moratoria o incrementos de riesgo en un punto en escala al 10, o sean mayores a un nivel de riesgo de 2.5 en la misma escala.
Por otro lado y para terminar con el Pilar de Aministración de Cartera, la experiencia confirma que de existir cualquier comisión en la empresa, se realice en base a la cobranza, y será el Administrador de Cartera quien valide los importes con base a la antigüedad del saldo.
Para tal caso se sugiere tener en red, un registro de documentación requerida por cliente, para que todos en la empresa conozcan los elementos que deben manejar y crear el pasivo en tiempo y forma. (Cuenta confirmada para cobro).
Lo anterior, independientemente de ser un reporte deberá contemplar un responsable de seguimiento, quien deberá tener acceso y facultades en los diferentes procesos administrativos de la empresa, debiendo elevar los saldos “pendientes” por antigüedad semanal a los diferentes niveles gerenciales y directivos, incluyendo siempre al comité de crédito.
Por medio del Outlook o del sistema que se utilice el Administrador de Cartera, ocho días antes de vencimiento deberá contactar al cliente y cambiarlo al estatus siguiente (Confirmación de pago en proceso), o tomar las acciones correctivas para prever el pago en tiempo y forma.
El personal de cartera cierra el círculo del reporte, y cambia el estatus de cliente a confirmación de pago en proceso, luego de asegurarse que el pasivo ha sido programado para pago, no olvidando hacer notar los reportes de mora por los procesos administrativos, que demeritan y afectan los días cartera.
Otra responsabilidad de la Administración de Cartera, es el envío de estados de cuenta, los cuales deberán emitirse en tiempo y forma, conteniendo promociones y mensajes o recordatorios de pago según sea el saldo vencido del cliente, todos encaminados a mantener las cuentas al corriente y crear una cultura de pago en toda la empresa.
Dentro de la Administración de Cartera deberemos tener también la categorización de clientes, los cuales nos señalan el tipo de empresa con la que estamos tratando, que con la suma de la clasificación de los mismos nos da una expectativa del riesgo, la cual puede cambiar día con día, por lo que es responsabilidad del Administrador de Cartera su actualización diaria.
El alta, actualización, suspensión, cancelación y reactivación de las líneas de crédito son responsabilidades del Administrador de Cartera, quien deberá tener las facultades necesarias para llevar a cabo los bloqueos que así lo ameriten, ya sea por libramiento de cheques sin fondos, moratoria o incrementos de riesgo en un punto en escala al 10, o sean mayores a un nivel de riesgo de 2.5 en la misma escala.
Por otro lado y para terminar con el Pilar de Aministración de Cartera, la experiencia confirma que de existir cualquier comisión en la empresa, se realice en base a la cobranza, y será el Administrador de Cartera quien valide los importes con base a la antigüedad del saldo.
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