Como consultores, muchas veces ingresamos a la empresa para implementar un proyecto y vemos una cantidad de factores que van surgiendo, en la tarea cotidiana, que conspiran contra un buen resultado de proyecto. En el siguiente artículo te enseñamos cómo lograr el éxito de un proyecto....
1. El compromiso de la Dirección en todas las etapas del proyecto:
Habitualmente,
la Dirección participa en la definición general del modelo a seguir, y
en elección del proveedor, pero luego “deposita” el trabajo en el
consultor. Y muchas veces, la implementación del proyecto se ve
entorpecida cuando, al ir bajando en el organigrama, surgen temas
puntuales para los que no hay indicaciones claras sobre cómo avanzar. O,
por el contrario, se avanza en un sentido que no es el deseado por la
Dirección, que se entera tarde de la decisión tomada.
Por eso, es
necesario que los más altos niveles de la empresa se involucren más
profundamente, y no sólo para señalar cuál es el camino que desean
recorrer ante cada encrucijada sino, además, para lograr agilidad en la
toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo; señalar
la dirección del proyecto y la empresa y cumplir su rol de “agente de
cambio”.
2. El armado del equipo de proyecto:
Para
avanzar lo más rápidamente posible, por parte de la empresa deben
participar los “mejores” y no “los que no tienen otra cosa para hacer”.
Este
es un aspecto fundamental. Entendemos que “los mejores” son realmente
necesarios en las tareas que están llevando a cabo, pero justamente por
eso, son ellos – y no algún asistente que recién comienza – quienes
deben trabajar codo a codo con los consultores, explicando cómo se
realizan los procesos, y señalando las particularidades y los posibles
conflictos de cada sección y tarea, etc.
Por el mismo motivo,
deben participar aquellos que puedan tomar decisiones por sí mismos de
una manera apropiada, o tener el suficiente criterio para discernir
cuando deben elevar la toma de la decisión.
También es importante
que participen quienes tienen espíritu crítico y voluntad de cambio, de
modo que puedan señalar cuáles son las mejoras necesarias en los
procedimientos.
3. La comunicación:
El proyecto debe ser
debidamente comunicado a toda la empresa, para despejar dudas y temores,
y confirmar de qué manera afectará a las tareas de todo el personal.
Es
importante que haya información frecuente. Lo ideal es que se produzcan
informes de avance operativo semanales, de integración de procesos en
forma quincenal, y de Dirección en forma mensual.
Es útil
implementar estrategias de comunicación visual de las etapas del
proyecto, y comunicar desde el área de RRHH en cuanto a lo que se espera
de cada persona que forma parte del equipo de proyecto.
4. La capacitación y entrenamiento:
En
primer lugar, se debe entrenar al equipo de proyecto en la
funcionalidad del sistema pero, además, la capacitación debe impartirse
lo antes posible a los usuarios finales en la funcionalidad que
ocuparán, en forma práctica y teórica (es decir, con material impreso).
En la medida en que el personal esté informado de la marcha del proyecto
y de los cambios en la forma de realizar sus tareas, se sentirá más
seguro.
5. La clarificación del alcance:
La Dirección
debe establecer claramente el alcance del proyecto y transmitirlo a toda
la empresa. Para ello, en primer lugar debe quedar claro cuáles son los
procesos que NO están incluidos en el alcance del proyecto, y cómo
quedarán integrados (interfases). Es importante informar a cada sector
del personal de qué manera se verá afectado.
6. “Analysis Paralysis”:
Hay
una etapa en la cual se debe evitar el excesivo análisis de cada
definición, porque esto lleva a la parálisis y a NO tomar ninguna
decisión. Para esto, lo mejor es presentar los problemas de la forma más
simple y resumida posible, de forma que todos los involucrados
entiendan la decisión que se está tomando y determinar previamente cuál
será el tiempo máximo para tomar decisiones. En general, la etapa de
análisis y recopilación de información sobre los procesos no debe llevar
más del 30 por ciento del tiempo total que va a llevar la
implementación. Si es necesario, más adelante se podrán hacer algunos
ajustes.
7. La “Limpieza de Datos”:
En general, se
determina que un viernes se concluirá el trabajo con una modalidad y el
lunes siguiente se comenzará a aplicar el nuevo sistema. Por este
motivo, el traspaso de la información debe hacerse en ese fin de semana.
La
etapa de migración de datos desde los sistemas anteriores es una tarea
ardua y de máximo detalle, que requiere de tiempo y definiciones
acertadas: hay información contable, de producción, de logística, que
hasta el último minuto va variando.
Es cierto que hay un cúmulo
de datos que no son “de último momento” y que se pueden comenzar a
migrar antes (por ejemplo, información histórica sobre distintos
sectores). Sin embargo, aún en estos casos surgen modificaciones o
cuestiones de último momento, por lo que debe nombrarse a un responsable
de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre
disponible en tiempo y forma cuando el avance del proyecto así lo
requiera.
Fuente:http://www.articulosinformativos.com.mx/Como_Lograr_El_%C3%89xito_De_Un_Proyecto-a1073054.html
Instituto para la Competitividad y el Comercio Exterior de Nuevo Laredo, Impulsando a Nuevo Laredo como una de las Ciudades más Competitivas de México.
viernes, 11 de mayo de 2012
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