En una empresa no basta con que el vendedor realice una buena venta, tenemos que enfocarnos en el pago de esta venta, es decir, en la cobranza. A continuación les explicaremos porque las ventas y la cobranza deben de ir de la mano...
¿Por qué la venta y la cobranza son hermanas siamesas?
Recordemos lo que son unos hermanos siameses:
Siameses
son gemelos que nacen y viven con sus cuerpos unidos y que no podrían
vivir el uno sin el otro, y su destino es colaborar estrechamente
durante toda su existencia para poder sobrevivir.
Con bastante
frecuencia ocurre que empresas que han alcanzado un notable éxito en el
área de comercial y han conseguido un buen nivel de ventas, se declaran
en suspensión de pagos por falta de liquidez, o peor aún, han de cesar
sus actividades empresariales por bancarrota. La explicación a este
inesperado fracaso empresarial está en que dichas empresas han
concentrado sus esfuerzos en vender, pero han descuidado el cobro de
sus ventas.
Estas empresas no han sabido (o todavía peor no han
querido) cobrar correctamente a sus clientes, y esta circunstancia les
ha provocado serios problemas de liquidez, así como les ha ocasionado
dificultades para financiar su realizable, y por último les ha sumido en
una situación de insolvencia.
La idea central es que la
morosidad de los clientes, puede llevar a la quiebra a empresas que han
triunfado en el ámbito comercial. Un estudio de la CE reveló que una de
cada cuatro empresas de la UE cae en bancarrota por culpa de la
morosidad (con frecuencia deliberada) de sus clientes.
Por lo
cual el objetivo de toda empresa es acelerar al máximo la entrada de los
cobros y para ello debe adoptar los procedimientos que optimicen los
flujos de cobro y a su vez aumentar la liquidez y mejorar su tesorería;
una buena gestión de cobros también contribuye a reducir las necesidades
de financiación de los recursos invertidos en clientes y por ende los
gastos financieros.
Por consiguiente la rapidez con que se
realizan los cobros de las facturas es esencial para la competitividad
de las empresas. Cualquier retraso a la hora de cobrar alarga el desfase
temporal entre los flujos de salidas de caja y las entradas, lo que
ocasiona un notable deterioro de la situación de tesorería de las
empresas y hace aumentar sus gastos en concepto de intereses y por lo
tanto de sus costes financieros.
Las empresas deberían
preocuparse por cobrar puntualmente todas las ventas realizadas, ya que
cada día de retraso en el pago de una factura vencida supone a la
empresa acreedora un coste financiero; y por consiguiente la misión del
equipo de cobros es muy importante para la cuenta de resultados de la
empresa.
Y no hay que olvidar que uno de los factores clave para
la buena marcha de las empresas es la capacidad que tienen en generar
tesorería, y esta capacidad es directamente proporcional a la eficacia
de las compañías en la gestión del realizable.
Hay que tener en
cuenta que uno de los principios más universales de la buena gestión
financiera está basado en el axioma de que la medición del valor de una
empresa se efectúa mejor evaluando los flujos de tesorería que
calculando los beneficios contables. Por consiguiente a la hora de medir
la riqueza de una empresa, la mejor magnitud que se puede emplear es el
flujo de caja y no el beneficio contable.
La empresa recibe los
flujos de tesorería y puede reinvertirlos en el negocio, sin embargo los
beneficios contables se contabilizan cuando se perciben, en vez de
hacerlo cuando el dinero está realmente disponible para la empresa.
Consecuentemente
es más válido realizar la valoración de una empresa utilizando las
entradas de tesorería (concepto dinámico) que el beneficio (concepto
estático) que proporciona el negocio. Además el beneficio generado es
una magnitud mucho más manipulable que los flujos de caja.
Otro
de los axiomas más importantes en finanzas es el principio del valor
temporal del dinero. Este axioma afirma que el valor del dinero mengua
con el paso del tiempo, y que por consiguiente un euro recibido hoy,
tiene más valor que un euro percibido en un momento futuro. Por un lado
este principio está sustentado por la rentabilidad que se puede obtener
del dinero recibido hoy, –por ejemplo en forma de intereses si se
invierte adecuadamente el capital– por lo tanto si no se recibe el
dinero se sacrifica el potencial de beneficio de un euro obtenido hoy.
Por otro lado está el fenómeno de la inflación, que hace perder valor a
las unidades monetarias, por lo que la unidad monetaria percibida en el
futuro, tendrá menos valor que esta misma unidad monetaria recibida hoy.
Por consecuencia este concepto del valor temporal del dinero es
fundamental en la buena gestión financiera, y debe estimular a las
empresas a recibir el dinero lo antes posible.
Todas las empresas
necesitan liquidez, como un automóvil necesita el combustible para
mantener el motor en funcionamiento y poder circular. No obstante los
impagados son como pérdidas del carburante que perjudican la velocidad
de circulación y siguiendo el símil, los incobrables son fugas de
gasolina tan importantes que deben ser cortadas enseguida para evitar
que el motor se quede sin combustible y se llegue a parar.
Por
estos motivos es necesario que los flujos de cobro funcionen bien y que
vayan inyectando constantemente y en abundancia dinero en la tesorería,
de modo que si las empresas obtienen liquidez constante, marcharán
bien. Por el contrario cuando una empresa no consigue cobrar
puntualmente sus facturas (por culpa de la morosidad de sus clientes) no
podrá atender sus propias obligaciones de pago y su tesorería entrará
en crisis.
Además, cuando se producen incrementos de las
necesidades de tesorería provocados por unos plazos de pago prolongados,
las empresas deben buscar recurrir a terceros para obtener los medios
financieros necesarios. Pero el descuento de efectos y los servicios
financieros de factoring, aunque ofrecen ventajas a las empresas para la
gestión financiera y la obtención de liquidez, también suponen un coste
financiero elevado y además no se pueden utilizar en todos los
negocios.
Otro punto es que en muchas ocasiones, los créditos
incobrables provocan a la empresa afectada unos quebrantos económicos
tan importantes, que su solvencia a corto plazo se ve afectada. Y en el
peor de los casos los fallidos pueden obligar a la compañía a cesar
definitivamente sus actividades empresariales.
De modo que la
gestión activa de los cobros permite que las empresas reciban un
constante y abundante flujo de tesorería; dinero que pueden reinvertir
en la empresa y por consiguiente no tienen que recurrir a la
financiación externa. Por lo cual un flujo de tesorería cuantioso
asegura una buena salud financiera a las empresas. Y además evita que
éstas tengan que recurrir a fuentes de financiación temporal, con lo que
se consigue un ahorro considerable de intereses financieros.
Ahora
bien, aquellos tiempos en los que la palabra era suficiente para
garantizar el buen fin de las operaciones comerciales y en los que los
malos pagadores eran señalados con el dedo y marginados de la actividad
mercantil ya han pasado a la historia. La moralidad en el mundo de los
negocios no sanciona las malas prácticas de pago, y hoy en día el
retrasar intencionalmente los pagos a los proveedores se considera
muchas veces como equivalente a una buena gestión empresarial. En la
actualidad se han extendido universalmente unos nefastos hábitos de pago
que suponen un riesgo importante para las empresas proveedoras de
bienes y servicios.
Hay que hacer notar que el deterioro de las
prácticas de pago no sólo se debe a factores coyunturales, sino que
también refleja una evolución estructural de las relaciones entre
empresas. Por lo tanto el fenómeno de la morosidad no se debe imputar
únicamente a la evolución de los ciclos económicos, sino que también
existen causas estructurales.
Indudablemente la morosidad pueda
aumentar debido a causas coyunturales, como puede ser la desaceleración
de la actividad económica o el enfriamiento de la economía, puesto que
en períodos difíciles, en los que se produce un encarecimiento del coste
del dinero, las empresas utilizan la prolongación de los plazos de
pago como un sustitutivo de los créditos bancarios. También es cierto
que en épocas de crisis los índices de morosidad se suelen disparar y
se producen fenómenos de siniestralidad en cadena, puesto que los
problemas en el pago se contagian entre las empresas.
Pero
además hay que tener en cuenta otras causas estructurales como pueden
ser la actitud de algunos actores económicos ((como es el caso de las
grandes corporaciones empresariales, las enormes empresas industriales,
la gran distribución comercial, el sector sanitario y las
administraciones públicas) de prolongar deliberadamente los plazos de
pago –o sea fuerzan al proveedor a conceder aplazamientos más largos–
aprovechando su posición dominante en perjuicio de las empresas más
pequeñas.
Y otra causa estructural es la cultura de la morosidad
que se ha desarrollado en los últimos tiempos en muchos sectores, hasta
el punto que pagar tarde se ha convertido en un comportamiento
económico generalizado. Muchas empresas, que en sentido estricto no
pueden ser calificadas como morosas, demoran intencionalmente los pagos a
proveedores para obtener beneficios atípicos gracias al float comercial
obtenido con los flujos de efectivo retenidos. Estas empresas se
dedican a jugar con el dinero de muchos de sus suministradores –sobre
todo se ceban en las empresas más pequeñas– de modo que consiguen hacer
dinero a costa de los proveedores.
Por consiguiente las
prácticas de dilatar los pagos son básicamente fruto de una cultura
empresarial que se ha desarrollado no sólo debido a factores económicos,
sino además a las malas prácticas de pago imperantes en las relaciones
mercantiles.
Para combatir la morosidad empresarial, la idea
central es disponer de un buen departamento de cobros que se encargue de
controlar las cuentas por cobrar y de acelerar el proceso de entrada de
efectivo en la tesorería.
Pero hay que tener en cuenta que la
gestión de cobros no es una función que se puede realizar por si sola,
sino que es una actividad que necesita tiempo y recursos.
Haciendo
un símil podemos decir que la gestión de cobros es como ordeñar a las
vacas. Las cuentas de clientes son como las ubres de la vaca, si el
granjero se limita a poner un cubo debajo de las mamas del animal y
esperar a que la leche caiga por si sola, con toda seguridad no va a
obtener nada de líquido. Pero si ordeña a diario a las vacas, podrá
obtener el líquido que es la esencia del negocio. Por supuesto para ello
deberá dedicar diariamente el tiempo y el esfuerzo suficientes para el
ordeño. La gestión de cobros se basa en el mismo principio: no esperar
pasivamente a que el cliente efectúe los pagos, sino ordeñar activamente
las cuentas a cobrar para sacarles jugo.
Igualmente hay que
tener en cuenta que los saldos de clientes no son como los buenos vinos
de crianza, en el sentido de que dejándolos reposar durante cierto
tiempo en barricas, se consigue que aumente la calidad de los caldos,
obtener excelentes vinos de reserva y hacer que suba su valor en el
mercado; por el contrario las facturas vencidas son como los yogures
clásicos (no pasteurizados); tienen un ciclo de vida muy corto y si no
se cobran enseguida se echan a perder para siempre.
En cuanto al
recobro de impagados, hay que tener en cuenta que por lo general, la
reclamación de pagos a los deudores, es considerada como una de las
tareas más duras que se pueden hacer en la empresa. Para mucha gente ir a
cobrar una deuda suele provocar una sensación de embarazo (generalmente
resulta más embarazoso para el sujeto que quiere cobrar que para el
deudor).
En los países Iberoamericanos, por motivos culturales,
persiste todavía una cierta vergüenza a la hora de reclamar el pago de
una factura, puesto que no parece educado o elegante hablar de
cuestiones de dinero y menos exigir el pago de una deuda.
Al
revés de lo que sucede por ejemplo en los países anglosajones, en los
que se ha desarrollado una fuerte cultura del cobro, y donde reclamar
una deuda se considera algo tan natural como ofrecer un nuevo producto a
los clientes, en los países Iberoamericanos no existe aún una verdadera
cultura empresarial de cobros.
La ausencia de una cultura de
cobros es sin duda un hecho diferencial existente en las naciones
Iberoamericanas respecto al resto del mundo; los empresarios no tienen
ninguna prisa en cumplir con sus obligaciones de pago ya que por un lado
no existe una presión social (ni tampoco legal) que les fuerce a ser
puntuales en la liquidación de sus deudas mercantiles (o sea no está mal
visto por la sociedad retrasar los pagos).
Y por el otro lado,
los proveedores en los países Iberoamericanos son demasiado tolerantes
con los deudores; en efecto a la gente de las empresas les gusta más
dedicarse a vender y a hacer relaciones públicas con los clientes que a
hablar de las condiciones de pago y a reclamar el pago puntual de las
facturas.
Además en los países Iberoamericanos hay una
conciencia colectiva de resignación a cobrar tarde, de modo que el
sentimiento imperante en las empresas españolas es que cobrar tarde o
cobrar mal, es algo habitual y no se puede hacer nada para evitarlo.
Por
consecuencia los directivos iberoamericanos por una cuestión cultural,
son reticentes a la hora de reclamar el pago de las facturas pendientes.
Este pudor forma parte de la cultura hispana en la que la tradición
considera de mal gusto tratar abiertamente las cuestiones pecuniarias,
por lo que al personal de las empresas proveedoras les da apuro
recordar a los clientes que han de efectuar el pago de las deudas
vencidas.
Igualmente el temor a experimentar el rechazo del cliente, frena las iniciativas de reclamación de los acreedores.
Los
ejecutivos hispanos son excelentes vendedores de sus productos, tanto
en el mercado nacional como en el internacional, pero en cambio son
mediocres cobradores de sus créditos comerciales, puesto que les gusta
vender y hacer negocios, pero les disgusta hablar de dinero y solicitar
el pago de las operaciones. Por consiguiente en los países
iberoamericanos todavía da corte pedir a los deudores que paguen, debido
a un sentimiento de vergüenza mezclado al de culpabilidad.
Estos
condicionantes tan propicios para los morosos, incluso llevan a
situaciones perversamente absurdas, en las que el deudor se hace el
ofendido cuando el legítimo acreedor le solicita el pago de la factura
vencida hace muchos días, y el representante del acreedor acaba pidiendo
disculpas al moroso por las molestias ocasionadas y por haber dudado de
su honorabilidad (por supuesto sin haber conseguido cobrar un céntimo
del débito) lo que no deja de ser una circunstancia exquisitamente
surrealista e inconcebible en otras latitudes.
Esta falta de cultura
empresarial para reclamar los cobros no existe en la Europa no ibérica,
en los USA, o en Canadá, puesto que en estos países cuando se hacen
negocios lo primero que se hace es dejar bien claras las condiciones de
pago y los hombres de negocios europeos y estadounidenses son muy
rigurosos con el cumplimiento de los plazos de pago. Las empresas en el
norte de Europa y las de los USA, practican la tolerancia cero con los
deudores y al día siguiente del vencimiento ya están reclamando el pago
de las facturas pendientes (a las que han sumado sus correspondientes
intereses de demora).
Además mucha gente piensa erróneamente que
reclamar deudas es sinónimo de confrontación. Es decir la imagen de un
enfrentamiento con el deudor acude instantáneamente a la mente del
empleado inexperto, al que se le encomienda el cobro de una factura
impagada.
El miedo al rechazo y a una posible confrontación,
hacen que el acreedor demore innecesariamente la acción de cobros. Por
este motivo muchas empresas esperan días e incluso semanas para poder
cobrar por miedo a un enfrentamiento con el deudor. Consecuentemente la
gente evita reclamar impagados porque quiere ahorrarse una situación
desagradable. Esto hace que los cobros sean la función menos popular en
la empresa, ya que para muchos cobrar significa tener que enfrentarse,
discutir, gritar, amenazar e insultarse con los deudores.
Pero los
profesionales del cobro de impagados saben que la mayoría de la gente
acaba pagando si se les pide adecuadamente que cumplan con sus
obligaciones. Por consiguiente solicitar el pago de una deuda no tiene
porque ser un acto de confrontación, sino una práctica normal en los
negocios.
Por lo tanto podemos afirmar que con métodos de cobro
normales y un comportamiento natural se puede cobrar el 95% de las
deudas.
La recuperación de impagados tampoco requiere estrategias
complicadas o complejos planes de acción para hacer pagar a los
deudores. En lugar de emprender actuaciones intrincadas, el mejor camino
para recobrar un impagado es dirigirse directamente al deudor y pedirle
que pague. La mayoría de las veces se consigue el cobro tras una
negociación con el moroso y haber llegado a un compromiso de pago.
http://www.articulosinformativos.com.mx/Ventas_y_Cobranza-a1147704.html
Instituto para la Competitividad y el Comercio Exterior de Nuevo Laredo, Impulsando a Nuevo Laredo como una de las Ciudades más Competitivas de México.
martes, 15 de mayo de 2012
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